Auswirkungen der eForms für Vergabestellen – Abfrage der Nationalität des wirtschaftlichen Eigentümers des Zuschlagsbieters bei EU-weiten Verfahren ab 25.10.2023

Bei den eForms handelt es sich um neue elektronische Standardformulare, die ab dem 25.10.2023 bei EU-weiten Vergabeverfahren eingesetzt werden müssen, um Bekanntmachungen über beabsichtigte und durchgeführte Vergabe öffentlicher Aufträge auf Tenders Electronic Daily (TED) des Amts für Veröffentlichungen der EU zu veröffentlichen. Sie ersetzen die bisherigen EU-Standardformulare.

Rechtsgrundlage für die Einführung von eForms ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Europäischen Kommission vom 23. September 2019 (eForm-Durchführungsverordnung).

Die meisten der in der Bekanntmachung nunmehr anzugebenden Informationen werden in den elektronischen Vergabeplattformen – und so auch im Vergabemarktplatzes Brandenburg (VMP) – Berücksichtigung finden und für deren  Nutzer nur in der Präsentationsebene auftauchen, sofern es unbedingt erforderlich ist.

Zu beachten ist zukünftig jedoch eine neue praxisrelevante Pflichtangabe für deutsche Vergabestellen in der Bekanntmachung über die Auftragsvergabe:

Zukünftig muss dort die Nationalität des wirtschaftlichen Eigentümers des Zuschlagsbieters angegeben werden, wenn das beauftragte Unternehmen nicht börsennotiert ist.

Der wirtschaftliche Eigentümer im Sinne der eForms entspricht dem wirtschaftlich Berechtigten gemäß § 3 Geldwäschegesetz (GWG). Nach den Vorgaben des GWG sind die wirtschaftlich Berechtigten und ihre Nationalitäten im Transparenzregister zu erfassen. Dort können sie von den Vergabestellen abgefragt werden.

Praxistipp:
Da diese Informationsbeschaffung je nach Rechtsform und Struktur des Unternehmens in der Praxis überaus aufwändig sein kann, empfiehlt es sich, die Nationalität/en des/r wirtschaftlich Berechtigten bereits durch Angaben des Bieters im Angebotsschreiben oder durch eine gesonderte Eigenerklärung des Bieters verpflichtend abzufordern.

Für Nutzer des VMP gilt:
Bei geplanten Veröffentlichungen eines neuen EU-Verfahrens bis zum 24.10.2023 ist eine Anlage von Projekträumen mit den alten EU-Formularen nur noch bis zum für die KW 41/42 (09.-21.10.2023) geplanten Update des VMP möglich. Eine Veröffentlichung dieser Projekträume ist nur bis zum 24.10.2023 möglich und erfolgt weiterhin direkt an das Amt für Veröffentlichungen der EU. Ab dem 25.10.2023 ist eine Veröffentlichung von alten EU-Bekanntmachungen nicht mehr möglich.

Ebenso ist ab dem 25.10.2023 die Anlage eines nachgelagerten Projektraumes im eForms-DE Format auf Basis eines Projektraumes mit alten EU-Formularen ist nicht mehr möglich.

Weitere Informationen, wie z. B. zu Berichtigungen oder Auftragsänderungen, erhalten Sie beim cosinex Service- & Support-Center – eine Anmeldung ist über die Webseite des VMP möglich.

Nutzer des VMP finden Ausführungen zu eForms im cosinex Blog:
https://blog.cosinex.de/2023/09/07/eforms-was-vergabestellen-wissen-muessen/
https://blog.cosinex.de/2023/09/21/vergabe-pflichtige-angabe-des-wirtschaftlich-berechtigten/
Darüber hinaus bietet cosinex Nutzern des VMP ab dem 05.10.2023 kostenfreie Webinare zur Umsetzung von eForms an.